Privacyverklaring Het Vlaamse Kruis – Leden, Vrijwilligers, Cursisten

 

Samenvatting 

 

Het Vlaamse Kruis gevestigd te Battelsesteenweg 315, 2800 Mechelen is verantwoordelijke voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, via haar website www.hvk.be. 

 

Het Vlaamse Kruis verwerkt gegevens van de leden, vrijwilligers en cursisten voor volgende doeleinden: 

·                     Ledenadministratie; 

·                     Vrijwilligersadministratie; 

·                     Leerlingenadministratie; 

·                     Klantenbeheer. 

 

U kan steeds verzoeken om inzage van - en rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of om beperking van de u betreffende verwerking, alsmede het recht tegen verwerking van bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om steeds Uw toestemming in te trekken. 

 

Persoonsgegevens worden doorgegeven aan volgende ontvangers: 

·         Verwerkers die voorzien in statistisch onderzoek en analyses; 

·         Verwerkers die voorzien in hosting van deze Website en aanverwante databases, zoals ons CRM-systeem, boekhoudingsprogramma en aanbieders van kantoor productiviteitsprogramma’s zoals mailproviders; 

·         Verwerkers en verwerkingsverantwoordelijken die voor Het Vlaamse Kruis optreden als onderaannemer bij het uitvoeren van de cursusdienstverlening; 

·         Verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers die optreden als tussenpersoon in het betalingsverkeer; 

·         Verwerkingsverantwoordelijken die optreden als onze professionele raadgevers, zoals advocaten; 

·         Overheden, agentschappen en andere publieke rechtspersonen op grond van wettelijk verplichte doorgiften. 

 

1.             Definities 

 

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder: 

1.    Het Vlaamse Kruis: Het Vlaamse Kruis VZW, met haar maatschappelijk zetel te Battelsesteenweg 315, 2800 Mechelen en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0410.937.827; 

2.     Website: De website van Het Vlaamse Kruis, www.hvk.be en afgeleiden ontwikkeld en uitgebaat door Het Vlaamse Kruis. 

3.    Persoonsgegevens: Iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 

4.    Verwerking: elke bewerking of ieder geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen, en toegepast op de persoonsgegevens van natuurlijke personen, zoals het inzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, opslaan, wijzigen, wissen, consulteren, meedelen en gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen of vernietigen. 

 

2.             Verwerking persoonsgegevens 

 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen die plaatsvinden d.m.v. en ten gevolge van het gebruik van de website door de bezoeker. 

Het Vlaamse Kruis hecht het nodige belang aan het respecteren en het beschermen van uw privacy en aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens. 

Op de verwerking van Uw Persoonsgegevens is tot 25 mei 2018 de Wet van 8 december 1992 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘de Wet van 8 december 1992’) van toepassing en vanaf 25 mei 2018 de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘de GDPR’). Naar deze wetgeving wordt verwezen als ‘Gegevensbeschermingswetgeving’. 

Het Vlaamse Kruis treedt hierbij op als verantwoordelijke voor de verwerking. 

 

3.             Welke persoonsgegevens 

 

Indien informatie door de betrokkene zelf wordt verstrekt via een formulier dan zijn de velden die worden aangeduid met een (*) strik noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Indien deze niet worden ingevuld zal er aan de verzending van het formulier geen gevolg worden gegeven. De overige velden kunnen worden ingevuld om de dienstverlening van Het Vlaamse Kruis te vergemakkelijken, indien deze niet worden ingevuld heeft dit geen enkele weerslag. 

a.      Leden 

Het Vlaamse Kruis kan o.a. via zijn Website of het papieren formulier de volgende Persoonsgegevens van (toekomstige) leden verwerken: 

·         Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres; 

·         Persoonlijke bijzonderheden, zoals uw leeftijd, geslacht; 

·         Elektronische identificatiegegevens, zoals uw IP-adres; 

·         Financiële identificatiegegevens, zoals uw bankrekeningnummer; 

·         Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken. 

Het Vlaamse Kruis verwerkt deze Persoonsgegevens in het kader van o.a. volgende activiteiten: 

Bij de instroom van de kandidaat en bevestiging van lidmaatschap per e-mail, wijziging van geleding, het toesturen van een oproep tot betaling, ontvangen van lidgelden, ontvangen van giften, inschrijving van cursisten van de opleiding en stopzetting van lidmaatschap. 

b.      Vrijwilligers 

Het is niet mogelijk om een vrijwilliger te worden van het Vlaamse Kruis zonder lid te zijn van het Vlaamse Kruis. Het Vlaamse Kruis kan volgende Persoonsgegevens van haar (toekomstige) vrijwilligers verwerken: 

·         Vrijetijdsactiviteiten en interesses, zoals uw algemene bekwaamheden; 

·         Beroepsactiviteiten, zoals uw huidige werkzaamheid; 

·         Academische curriculum; 

·         Beroepsbekwaamheid, zoals uw getuigschriften; 

·         Professionele ervaring; 

·         Afbeeldingen; 

·         Gegevens betreffende de lichamelijke gezondheid, zoals de medische keuringsbewijs; 

·         Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken. 

Het Vlaamse Kruis verwerkt deze Persoonsgegevens in het kader van o.a. volgende activiteiten: 

Aanmelding voor vrijwilligerswerk, het bekomen van een dienstbadge, het bijhouden van de afsprakennota, het ontvangen van uw rijbewijs, het bijhouden van de verklaring op eer – strafregister, het ontvangen medische keuring vrijwilligers 70+, opvragen van competentie, het bezorgen van gegevens aan overheidsdiensten, juridische ondersteuning, werking van interne geschillencomissie en voor archivering. 

c.      Cursisten 

Het Vlaamse Kruis kan via het papieren formulier of de Website de volgende Persoonsgegevens van (kandidaat) cursisten van commerciële en niet-commerciële opleidingen verwerken, die wij verkrijgen van uzelf of uw werkgever ingeval van commerciële cursussen: 

·         Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres; 

·         Persoonlijke bijzonderheden, zoals uw leeftijd, geslacht; 

·         Elektronische identificatiegegevens, zoals uw IP-adres; 

·         Financiële identificatiegegevens, zoals uw bankrekeningnummer; 

·         Afbeeldingen 

·         Eventuele andere informatie die u zelf beslist over te maken. 

Daarnaast verwerkt het Vlaamse kruis ook de gegevens van de contactpersoon bij de eigenlijke klant van de opleiding (de werkgever van de cursist voor commerciële opleidingen): 

·                     Persoonlijke identificatiegegevens, zoals uw naam, adres; 

Het Vlaamse Kruis verwerkt deze Persoonsgegevens in het kader van o.a. volgende activiteiten: 

Bij de aanvraag voor het opstarten van een cursus in de geleding, online bekendmaken van de opleidingen, de aanmelding van kandidaat cursisten voor de opleiding, de inschrijving van cursisten van de opleiding, verwerken van aanwezigheid en examenuitslag van de cursisten, de facturatie van opleiding aan cursist, de afleveren van diploma en badge. 

 

4.             Voor welke doeleinden 

 

Het Vlaamse Kruis verzamelt Persoonsgegevens en verwerkt deze voor één of meerdere van de volgende doeleinden: 

Doeleinden 

Rechtsgrond 

Ledenadministratie 

·                     Uitvoering van de overeenkomst; 

·                     Wettelijke verplichting1

·                     Toestemming ingeval van niet verplichte velden. 

Vrijwilligersadministratie 

·                     Uitvoering van de overeenkomst; 

·                     Wettelijke verplichting2

·                     Expliciete toestemming ingeval van gezondheidsgegevens; 

·                     Toestemming ingeval van niet verplichte velden. 

Leerlingenadministratie 

·                     Uitvoering van de overeenkomst; 

·                     Expliciete toestemming ingeval van gezondheidsgegevens; 

·                     Toestemming ingeval van niet verplichte velden. 

Klantenbeheer 

·                     Uitvoering van de overeenkomst; 

·                     Legitiem belang3

 

Indien Het Vlaamse Kruis persoonsgegevens zou wensen te gebruiken voor een incompatibel nieuw doeleinde, zal Het Vlaamse Kruis voorafgaandelijk aan dit nieuwe gebruik hiervoor uw toestemming vragen. 

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u steeds het recht de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. 

 

5.             Doorgifte persoonsgegevens 

 

Persoonsgegevens worden alleen door Het Vlaamse Kruis verwerkt voor intern gebruik voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij verhuren of verkopen uw Persoonsgegevens niet aan derden voor gebruik voor eigen doeleinden. 

Binnen Het Vlaamse Kruis worden de persoonsgegevens enkel beschikbaar gesteld aan haar personeel op een ‘need to know’ basis. 

Het Vlaamse Kruis kan gebruik maken van verwerkers om uw Persoonsgegevens te verwerken. Verwerkers zijn natuurlijke of rechtspersonen, overheden, agentschappen of andere organen die namens de Het Vlaamse Kruis Persoonsgegevens verwerken.  

Het Vlaamse Kruis kan de Persoonsgegevens doorgeven aan volgende (categorieën) ontvangers: 

·         Verwerkers die voorzien in statistisch onderzoek en analyses; 

·         Verwerkers die voorzien in hosting van deze Website en aanverwante databases, zoals ons CRM-systeem, boekhoudingsprogramma en aanbieders van kantoor productiviteitsprogramma’s zoals mailproviders; 

·         Verwerkers en verwerkingsverantwoordelijken die voor Het Vlaamse Kruis optreden als onderaannemer bij het uitvoeren van de cursusdienstverlening; 

·         Verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers die optreden als tussenpersoon in het betalingsverkeer; 

·         Verwerkingsverantwoordelijken die optreden als onze professionele raadgevers, zoals advocaten; 

·         Overheden, agentschappen en andere publieke rechtspersonen op grond van wettelijk verplichte doorgiften. 

Persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, Het Vlaamse Kruis zal ervoor zorgen dat passende of geschikte waarborgen worden genomen. Betrokkenen kunnen mits schriftelijk verzoek een kopie bekomen van de gewaarborgde maatregelen. 

Het Vlaamse Kruis kan zijn bedrijfsstructuur wijzigen door de juridische vorm te wijzigen, fusie, overnames en verkoop. In dergelijke transacties worden Persoonsgegevens doorgegeven conform deze Privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 

Anonieme gegevens kunnen steeds worden doorgeven, al dan niet voor commerciële doeleinden. 

 

6.             Duur van de bewaring van de gegevens 

 

De Persoonsgegevens worden door Het Vlaamse Kruis in ieder geval bewaard gedurende de duurtijd van de relevante overeenkomsten en voor een periode gelijk aan de wettelijke verjaringstermijn daarna. Daarnaast worden gegevens steeds zolang bijgehouden zoals wettelijk bepaald is en niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden. 

 

7.             Uw rechten 

 

U heeft het recht heeft ons te verzoeken tot inzage van en rectificatie of wissing van Persoonsgegevens of om beperking van de u betreffende verwerking, alsmede het recht tegen verwerking van bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid,  door zich te richten tot Het Vlaamse Kruis Battelsesteenweg 315, 2800 Mechelen of privacy@hvk.be met een gedagtekend en ondertekend verzoek, met bijgevoegd een kopie van uw identiteitskaart4 of uw e-mail voorzien van een elektronische handtekening. 

 

Binnen 1 maand na de indiening van het verzoek zal u worden meegedeeld welk gevolg hieraan werd gegeven. 

U beschikt over het recht om uw toestemming voor een bepaalde verwerking te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. In het geval u uw toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van nieuwsbrieven en reclame kan u die terug intrekken door uw accountinstellingen aan te passen of gebruik te maken van de “unsubscribe/uitschrijven”-link in deze communicatie. 

Tot slot heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. 

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, bij de verwerking van Persoonsgegevens. 

 

8.             Anonieme gegevens 

 

Het is Het Vlaamse Kruis toegestaan om niet-persoonlijke en anonieme gegevens te verzamelen wanneer de Website wordt bezocht en Persoonsgegevens te anonimiseren. Deze gegevens laten Het Vlaamse Kruis niet toe om een individuele persoon te identificeren en deze gegevens kunnen met derden worden gedeeld, ook voor statistische doeleinden. 

 

9.             Cookies 

 

Deze Website maakt gebruik van cookies om de browse-ervaring te verbeteren. Raadpleeg onze Cookieverklaring voor meer informatie over het gebruik van cookies. 

 

10.        Wijzigingen 

 

Het Vlaamse Kruis houdt zich het recht voor deze Privacyverklaring steeds te wijzingen. 

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 17 mei 2018. 

 

11.        Varia 

 

Indien één of meerdere clausules uit deze Privacyverklaring door een rechterlijke tussenkomst gedeeltelijk of volledig nietig of niet-bindend wordt verklaard, heeft dit geen enkele invloed op de geldigheid van de overige clausules of op de geldigheid van de gehele Privacyverklaring. Indien Het Vlaamse Kruis de bewuste clausule(s) wensen te wijzigen of vervangen, dient de gewijzigde of nieuwe clausule zo nauw als mogelijk aan te sluiten bij de nietige of niet-bindend verklaarde clausule(s). 

Het nalaten van Het Vlaamse Kruis om de strikte naleving van de bepalingen van deze Privacyverklaring op te eisen, zal niet worden opgevat als een enige afstand of verwerping daarvan. 

 

12.        Toepasselijk recht 

 

Elke betwisting of vordering met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en Privacyverklaring of elk gegeven dat hierin vermeld staat, wordt door het Belgisch recht beheerst en valt onder de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van Mechelen (België). 

 

13.        Contact 

 

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft in verband met het beleid ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer of omtrent cookies, kan u contact opnemen met de contactpersoon op het adres Battelsesteenweg 315, 2800 Mechelen of via het e-mailadres privacy@hvk.be. 

Voor bijkomende algemene informatie betreffende de bescherming van Persoonsgegevens kan u zich richten tot de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met adres te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35, tel: 02/274.48.00 of via e-mail commission@privacycommission.be (www.privacycommission.be). 

 

 1. Zie o.m.: Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen, B.S. 1 juli 1921, p. 5409.
 2 Zie o.m.: Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers, B.S. 29 augustus 2005, p. 37309.
 3. Het is in het belang van Het Vlaamse Kruis om van haar klanten die geen natuurlijke persoon zijn, de persoonsgegevens van de medewerkers van die klant te kunnen bijhouden met oog op effectieve communicatie met de klant.
 4. Gelieve op de kopie van uw identiteitskaart volgende velden te anonimiseren: kaartnummer & rijksregisternummer.