Privacyverklaring - leden, vrijwilligers en cursisten

Privacyverklaring –
Vrijwilligers en Cursisten

Laatst herzien op 24 juni 2025

Het Vlaamse Kruis vzw, gevestigd
aan Antwerpsesteenweg 261/3, 2800 Mechelen (KBO 0410.937.827), is
verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring
leest u hoe wij omgaan met uw gegevens als vrijwilliger of cursist, in
overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Contact DPO: dpo@hvk.be

1. Op wie
is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• Vrijwilligers en kandidaat-vrijwilligers bij Het Vlaamse Kruis vzw;
• Cursisten en kandidaat-cursisten van opleidingen die Het Vlaamse
  Kruis organiseert.
  
  

2. Welke
persoonsgegevens verwerken wij?

Vrijwilligers

Wij verwerken onder meer:

• Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, adres, e-mail,
  telefoonnummer;
• Informatie over uw inzet: geleding, dienstbadge, afsprakennota,
  rijbewijs;
• Opleidings- en kwalificatiegegevens: diploma’s, attesten, gevolgde
  cursussen;
• Medische geschiktheid: bewijs medische keuring (bv. voor 70+),
  zonder diagnose;
• Uittreksel uit het strafregister (in kader van zorg aan kwetsbare
  personen);
• Afbeeldingen voor badge of interne communicatie;
• Interne notities over inzet of juridische begeleiding indien nodig.
  
  

Cursisten

Wij verwerken onder meer:

• Identificatiegegevens: naam, adres, e-mail, telefoon;
• Opleidingsgegevens: cursusdeelname, aanwezigheid, evaluatie,
  badge/diploma;
• Betaalgegevens: facturatiegegevens, indien van toepassing;
• Werkgever of organisatie (indien ingeschreven via werk);
• Afbeeldingen (bv. voor badge).
  
  

3. Waarom
verwerken wij deze gegevens (doeleinden en rechtsgronden)?

Wanneer verwerking gebeurt op basis van toestemming, kan u deze op elk
moment intrekken.

4. Met wie
delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens enkel met:

• Interne medewerkers op basis van ‘need-to-know’;
• Verwerkers voor CRM, e-mail, hosting, opleidingen en statistieken;
  
• Verwerkers voor Planning, beschikbaarheden, uitvoering activiteiten
• Partners bij wie u opleiding volgt (bv. subsidiepartner,
  overheidsdienst);
• Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht;
• Externe adviseurs zoals advocaten (bij geschillen);
• Derden betrokken bij het betalingsverkeer of boekhouding.

Er worden geen gegevens verkocht of verhuurd. Indien gegevens buiten de
Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor gepaste waarborgen
(bv. modelcontractbepalingen).

5. Hoelang
bewaren wij uw gegevens?

• Vrijwilligersgegevens: zolang u actief bent, en tot 10 jaar na uw
  laatste activiteit (conform archiveringsbeleid en verjaring);
• Cursusgegevens: conform subsidieregels en opleidingswetgeving
  (meestal 7 tot 10 jaar);
• Medische gegevens: maximaal 3 jaar, tenzij wettelijke verplichting
  tot langere bewaring;
• Facturatiegegevens: 7 jaar (boekhoudwetgeving).
  
  

6. Wat zijn
uw rechten?

U heeft steeds recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens;
• Rectificatie of aanvulling;
• Wissing (beperkt tot niet-wettelijke bewaring);
• Beperking van verwerking;
• Bezwaar tegen verwerking;
• Gegevensoverdraagbaarheid.
  
  

U kan deze rechten uitoefenen via dpo@hvk.be, met bijvoeging van
een kopie van uw identiteitskaart (gelieve rijksregisternummer en kaartnummer
onleesbaar te maken).

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. Cookies en
websitegebruik

Bij bezoek aan onze website kunnen cookies worden gebruikt. Raadpleeg
ons cookiebeleid op www.hvk.be voor meer
informatie.

8. Wijzigingen

Deze verklaring kan aangepast worden. De meest actuele versie is steeds
beschikbaar op www.hvk.be.

9. Contact

Hebt u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw
gegevens omgaan?
Contacteer ons via:
Het Vlaamse Kruis vzw, t.a.v. de DPO
Antwerpsesteenweg 261 bus 3, 2800 Mechelen
E-mail: dpo@hvk.be